Técnicas de Identificación de Problemas

TECNICAS PARA IDENTIFICAR EL PROBLEMA
Para lograr la resolución de un problema el primer paso es su correcta identificación para esto se utilizan algunas técnicas como:

1. PLANTEAR PREGUNTAS:
¿Qué está sucediendo?
¿Dónde está sucediendo?
¿Cuándo está sucediendo?
¿Por qué está sucediendo?

Al aplicar esta técnica obtenemos ciertas respuestas como:
•¿Qué está sucediendo?
Podríamos obtener una respuesta como: Determinado software esta funcionando erráticamente
•¿Dónde está sucediendo?
Podríamos obtener una respuesta como: En el área de contabilidad de una organización
•¿Cuándo está sucediendo?
Podríamos obtener una respuesta como: Cuando se esta ejecutando el registro de inventario
•¿Por qué está sucediendo?
Podríamos obtener una respuesta como: No esta claro, sin embargo podría deberse a:

* Perdida o daño de archivos indispensables para el funcionamiento correcto
del software
* Mal uso del software
* Error lógico en la programación del software
* El programa fue afectado por una aplicación maliciosa (virus)
* Configuración inadecuada
* Equipamiento inadecuado a nivel de hardware

Estas respuestas iniciales nos ofrecen una idea concreta sobre las causas del posible problema, después debemos aplicar nuevamente esta técnica en este caso al ¿Por Que? preguntándonos por ejemplo:

* Que tipo de error presenta el software? Respuesta: Presenta un mensaje de
error impidiendo llevar a cabo la aplicación
* Quien llevo a cabo la instalación? Respuesta: Uno de los operarios del
departamento de contabilidad
* Las instrucciones de instalación fueron seguidas de acuerdo al manual?
Respuesta: El operario siguió instrucciones generales recibidas en una
capacitación previa

Con el resultado de éste análisis vemos que el problema pasó de ser un error de funcionamiento a un error de configuración del software.

2. DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO O DIAGRAMA ISHIKAWA O DIAGRAMA DE ESPINA.
Esta metodología se puede ver desde un diagrama de causa efecto:
La creación de éste diagrama comienza con el trazado, en la zona derecha del papel, de un recuadro dentro del cual se escribe el efecto que se esta considerando. Luego se dibuja una flecha que atraviesa el papel, apuntando el recuadro y luego se añaden cuatro flechas más que las unan a los laterales de la primera. Cada una de estas flechas laterales representa una serie de grupos de causas, cualquiera de las cuales podría haber generado el efecto identificado en el recuadro. Estos grupos pueden hacer relación a las siguientes categorías de causas:
* El personal contable
* El equipamiento (Hardware)
* El método de instalación y configuración
* La aplicación (Software)

Algunos evalúan el problema desde otros puntos de vista que pueden los cuatro anteriores o seis, agregando medición y medio ambiente.
De acuerdo a esto podremos definir el problema usando la técnica Causa - Efecto
Causas Efectos
Configuración inadecuada del software Error en la ejecución en determinada función del la aplicación

Una vez identificado el problema se procede a corregirlo para esto se deben llevar a cabo 6 pasos:
1. identificación del Problema
2. Observación
3. Análisis de las causas.
4. Acción.
5. Verificación
6. Estandarización de la acción.

Fuente: Andriani S Carlos y otros. Un nuevo sistema de gestión para logra PYMES, de clase mundial.Editorial norma. Bogotá 2.003.