1.1 Identificación y Formulación del Problema
Un problema se genera cuando un administrador necesita ayuda, ya que ha notado que las operaciones y/o actividades de la organización no se están desarrollando como se tenían planeadas, o bien porque tiene que planear una decisión o implantar una decisión planeada a niveles jerárquicos superiores. En esta situación, el administrador consultaría al ingeniero de sistemas como un individuo familiarizado con el uso del enfoque de sistemas a la solución de problemas. Bajo estas circunstancias el ingeniero de sistemas deberá interrogar al administrador y a todas las personas que estén involucradas con la situación problemática por identificar y solucionar.
1.2 Organización del Proyecto
Una vez que se ha definido el alcance del problema, debe identificarse la forma en que se va a confrontar. Ingeniería de Sistemas es una actividad de grupo, y no la actividad de un solo individuo. Por esta razón debe formarse un equipo de sistema “ad-hoc” al tipo de situación problemática que se esté confrontando. Este equipo estará formado por especialistas en diferentes disciplinas, de acuerdo a las diferentes facetas que tenga el problema confrontado, y por ingenieros de sistemas, que contribuirían en el desarrollo del proyecto desarrollando funciones de coordinación, estructuración del problema, construcción de modelos, análisis de sistemas, seguimiento y control de actividades, etc.
1.3 Definición del Sistema
La siguiente tarea del grupo es definir en términos precisos el sistema que se va a estudiar. Esto es un proceso de análisis en el que se identifican los subsistemas que componen al sistema, así como sus interacciones. Posteriormente se tienen que diseñar o ingeniar los subsistemas de forma tal que puedan lograr el objetivo global del sistema.
Es en esta etapa donde la construcción de mapas sistémicos y/o diagramas de bloques es de mucha utilidad para poder obtener una representación diagramática de cómo está compuesto el sistema y cómo opera a través de las interacciones entre sus subsistemas.
1.4 Definición del Suprasistema
Para poder definir apropiadamente los objetivos del sistema es necesario entender con claridad el papel que el sistema tiene en el suprasistema del cual es parte. Para esto, se recomienda extender el mapa sistémico obtenido en la etapa 1.3, mostrando ahora todos los otros sistemas que también son parte de su suprasistema y con los cuales está interactuando.
1.5 Definición de los Objetivos del Suprasistema
El mapeo sistémico obtenido en la etapa anterior proporciona un medio invaluable para analizar y formular objetivos.
Así, el objetivo relevante de cualquier sistema en un momento dado está determinado por las necesidades del suprasistema. La definición de los objetivos del suprasistema trae varias ventajas.
1.6 Definición de los Objetivos del Sistema
Generalmente los objetivos del sistema se encuentran en conflicto por lo que al inicio de un estudio es esencialmente importante preparar una lista de todos los posibles objetivos con un orden de importancia anticipado. Posteriormente, uno o muy pocos de los objetivos planteados resultarán lo más importante.
Es importante resaltar algunos aspectos que generalmente surgen en la definición de los objetivos de un sistema:
1. El grupo de trabajo encontrará seguramente resistencia cuando trate de definir objetivos. Las personas en la organización que no sintieron problemas graves con un planteamiento vago de objetivos se opondrán a comprometerse con objetivos claros y precisos. Sin embargo, se debe ser muy insistente en este punto, puesto que no puede diseñarse ningún sistema apropiadamente si no se conoce exactamente lo que tratará de lograr.
2. El equipo podrá sentir frustración en caso de que los objetivos del sistema no estén claramente definidos. Si después de insistir en una clarificación de objetivos, éstos siguen expresados en forma vaga, no detendrá su acción, pero si tendría que aclarar que el sistema diseñado sería imperfecto, aunque susceptible de mejorarse posteriormente en caso de disponer de información más precisa.
1.7 Definición de la Medidas de Desempeño del Sistema
Una vez que los objetivos del sistema han sido acordados, el siguiente paso es definir en los términos más precisos posibles, un criterio que mida la eficiencia con la que el sistema está logrando sus objetivos. Generalmente, pero no de manera invariable, este criterio será económico.
Entre más precisos sean los objetivos más fácil será definir una medida o indicador cuantitativo de desempeño del sistema. Por el contrario, si los objetivos no son precisos, tendrá que definirse un criterio subjetivo para medir el desempeño del sistema.
1.8 Recopilación de Datos e Información
La etapa final y probablemente la más extensa en la fase de Análisis de Sistemas corresponde a la recopilación de los datos e información que formarán la base para la modelación del sistema. Los datos no solamente se requieren para proporcionar información acerca de la operación del sistema sino también para pronosticar el ambiente en el que el sistema operará en el futuro.
Fase 2. Diseño de Sistemas
La fase de análisis de sistemas debe terminar con identificación y formulación del problema que se desea solucionar, con la definición de objetivos y recopilación de información. Basada en estos fundamentos, la fase de diseño de sistemas puede confrontarse con confianza.
2.1 Pronósticos
Los pronósticos representan un aspecto muy importante en el diseño de cualquier sistema. Por ejemplo, en el diseño de un sistema de control de producción, los pronósticos de la demanda son indispensables. Similarmente, para diseñar una planta química, se requiere conocer pronósticos de la demanda de productos para un período de varios años.
Pronósticos exactos son esenciales para el diseño apropiado de cualquier sistema. Si no son acertados, no podrán compensarse ni con una modelación y simulación de la operación del sistema en etapas posteriores, por muy sofisticada que sea.
2.2 Modelación y Simulación del Sistema
Para poder calcular los costos asociados a diferentes maneras de operar un sistema, es necesario predecir su comportamiento bajo condiciones de operación diferentes. Para esto se requiere de un modelo del sistema, a través del cual se puede describir cuantitativamente su comportamiento. En su forma más rudimentaria, un modelo puede consistir de un conjunto de tablas y/o gráficas; en su nivel mas sofisticado puede plantearse en términos matemáticos como un conjunto de ecuaciones diferenciales o algebraicas.
La modelación de sistemas es una actividad altamente creativa. Requiere de un proceso iterativo y adaptativo en el que el analista de sistemas se mueve de un estado de poco conocimiento a otro de conocimiento detallado del sistema. En el proceso de diseño de un sistema se necesita desarrollar muchos modelos. Es aquí donde la experiencia y el buen juicio del diseñador más se demanda para decidir que tipo de modelo debe usarse para una situación particular, de forma tal que el sistema pueda diseñarse lo más eficientemente posible, minimizando tiempo y dinero.
Una vez que el modelo del sistema ha sido desarrollado, puede usarse para simular su comportamiento cuando se sujeta a valores diferentes de las variables que describen su comportamiento, y a disturbios reales que se esperan durante su operación, y que causarían fluctuaciones de su operación normal.
El paso siguiente a la simulación del sistema es optimizar su operación. Teniendo a la disposición un modelo que pueda predecir el desempeño del sistema es posible calcular el valor de la medida o indicador de desempeño que corresponda a una cierta manera de operarlo. Optimización significa seleccionar el modo de operación del sistema que corresponde al valor más favorable de la medida de desempeño. Es en este punto donde la importancia de haber definido con claridad los objetivos globales del sistema se hace aparente.
2.4 Control de la Operación del Sistema
Cuando la operación de un sistema ha sido optimizada, se requerirá de un sistema de control que asegure que el sistema estará operando bajo las condiciones para las cuales se optimizó la operación. El control de un sistema es necesario debido a la incidencia de disturbios impredecibles en la operación del sistema, los cuales causan que su desempeño real se desvíe de su desempeño predicho.
En general, cuando se piensa en términos de control de sistemas, las siguientes ideas deben tenerse en mente:
1. El control debe de conceptual izarse como una parte integral de diseño del sistema, y no como algo que “se puede dejar para después”.
2. Un “enfoque de sistemas” presta atención al concepto de control en su sentido más amplio, sin restringirlo a los esquemas de control, algunas veces matemáticamente sofisticados, que proporciona la Ingeniería de Control. Lo que es necesario cuestionar aquí es el nivel conceptual, preguntándose y contestándose preguntas como: ¿qué tipo de sistema de control se necesita?, ¿qué tan sofisticado debe ser?, ¿qué equipo se necesita?, ¿se requiere de una computadora?, etc.
3. Un “enfoque de sistemas” orienta su atención a los beneficios económicos que puedan obtenerse del sistema de control, tanto los tangibles como los intangibles, que resultan de costos demandados y que tienen que justificarse como parte de los costos de diseño del sistema como un todo.
4. Las ventajas de un sistema de control individual se pueden resaltar solamente cuando se puede visualizar su importancia dentro del contexto de la jerarquía de sistemas de control técnicos y administrativos de la compañía.
2.5 Confiabilidad del Sistema
La importancia de la confiabilidad de un sistema ya se ha mencionado en etapas anteriores. Un buen sistema de control ayudará a asegurar la confiabilidad de un sistema; sin embargo existen otros aspectos que inciden directamente en el efecto que la incertidumbre tiene sobre el diseño del sistema y que también hay que considerar. La incertidumbre en los pronósticos de las condiciones ambientales bajo las cuales operará el sistema son un ejemplo. Otras fuentes de incertidumbre pueden ser las fallas de equipos de proceso, la no disponibilidad de recursos, etc. Todos los cuestionamientos relacionados con la incidencia impredecible de este tipo de eventos deben considerarse como parte integral de la optimización global de la operación del sistema. El papel que esta etapa tiene en la metodología es más que nada el de propiciar un cuestionamiento de todos los factores que generalmente quedan ignorados en la etapa de diseño y que sin embargo se presentan en el momento menos esperado, causando un efecto desastroso e irreparable en la operación y rentabilidad del sistema.
Fase 3. Implantación de Sistemas
Ningún estudio de sistemas, por muy bien que se haya llevado a cabo, será de utilidad práctica a menos de que conduzca a una acción positiva y se implante apropiadamente. Esta fase puede desarrollarse en dos etapas.
3.1 Documentación y Autorización del Sistema
El producto final de un proyecto es un reporte en el que se deben enfatizar propuestas concretas para tomar acciones. Si la comunicación llegara a fallar en esta etapa se podría arruinar todos los esfuerzos y resultados de las etapas anteriores. Para evitar esto se recomienda:
Esta representa la etapa más crucial en cualquier estudio de sistemas, puesto en base a la documentación del sistema y al reporte del proyecto se tendrá que llegar a decisiones sobre la implantación del sistema. Seguramente que estas decisiones se tomarán de una manera muy objetiva, por lo que el equipo de trabajo deberá respaldar y apoyar su propuesta con argumentos convincentes.
1.2 Construcción e Instalación del Sistema
Algunos proyectos de sistemas pueden requerir la construcción de equipo especial antes de que el sistema diseñado pueda implantarse. Por ejemplo, en un proyecto de sistemas para el diseño de una planta química se necesitará construir equipo de proceso, edificios, ordenar e instalar equipo y unidades, etc.
Fase 4. Operación y Apreciación Retrospectiva de Sistemas
Después de que el sistema ha sido diseñado, construido e instalado, las siguientes etapas se podrán desarrollar.
4.1 Operación Inicial del Sistema
Una colaboración efectiva entre el grupo de sistemas y los usuarios del sistema diseñado es esencial para lograr los mayores beneficios de un estudio de sistemas. Esta etapa es la que más se descuida por parte del grupo de trabajo.
La puesta en marcha de un sistema es más exitosa si:
1. Se proporciona anticipadamente una documentación adecuada del sistema y un entrenamiento a los usuarios sobre la operación del sistema.
2. Cuando menos uno de los usuarios del sistema estuvo involucrado en la realización del proyecto como miembro del grupo de trabajo, de forma tal que “haya vivido” el desarrollo de todas las etapas.
3. Cualquier duda o mal entendimiento acerca del diseño del sistema haya sido aclarado oportunamente, a través de una comunicación adecuada entre el grupo de trabajo y los usuarios.
4.2 Apreciación Retrospectiva de la Operación del Sistema
Después de que el sistema ha estado operando durante un período de tiempo, el grupo de trabajo que lo diseñó debe colaborar con los usuarios del sistema para realizar un análisis retrospectivo de su desempeño. Si el sistema está operando de acuerdo al plan de diseño y está logrando sus objetivos, se podrá afirmar que el diseño estuvo correcto. Por el contrario, si el desempeño del sistema no es el esperado, se necesitará investigar las causas de su mal funcionamiento y mejorarlo o rediseñarlo por completo.
4.3 Mejoramiento de la Operación del Sistema Diseñado
Se necesita mejorar la operación del sistema:
1. Si la apreciación retrospectiva del sistema muestra que el desempeño del sistema no es el esperado.
2. Cuando ciertos parámetros involucrados en el diseño y optimización del sistema podrían conocerse con exactitud una vez que el sistema estuviera operando.
Tratar en lo posible de la fuente extraer algun libro que cita en este tema.
ResponderEliminarmuy buen trabajo!!!, gracias por compartirlo, es ta correcto, gracias de verdad, me saco de un gran aprieto!!!
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